Ricoh fija la democratización de la reunión como su objetivo para el trabajo híbrido

La democratización, la clave de Ricoh para el trabajo híbrido

El trabajo híbrido ha popularizado la videollamada, pero no siempre ha logrado resolver el problema subyacente: que estar presente de forma remota no signifique estar ausente en la práctica. Y ahí es donde Ricoh España bautiza su propósito para las salas de reuniones: "democratizar" la reunión. Para conocer el punto de vista de la compañía hemos entrevistado en ISE 2026 a José Tamajón, Enterprise Sales & LoB Director y director de grandes cuentas en Ricoh España. El objetivo, según Ricoh, debería ser que el asistente remoto no se vea perjudicado con respecto al que se encuentra en la sala, hasta el punto de que ambos puedan participar con la misma fuerza.

"Tengan el mismo valor, el mismo impacto".

En la entrevista, Tamajón aterriza la "democratización" en resultados: que la voz del remoto y la del presencial terminen contando igual en la decisión. Es un método que conecta con la conversación de la industria sobre ‘meeting equity', pero que en la práctica choca con dos realidades: la tecnológica (cómo se capturan y representan en sala) y la organizativa (cómo se lleva la reunión).

El sonido es el punto ciego de muchas salas

En lo técnico, Ricoh subraya que la inversión se ha concentrado en cámaras y pantallas, mientras que el sonido —la parte que determina si el remoto entiende, participa y no se pierde turnos de palabra— se ha tratado como un complemento. Según nos explica José Tamajón: "le hemos dado mucha importancia al vídeo y le hemos dado poca importancia al audio".

Su ejemplo es claro: puedes tener una imagen excelente, pero si el audio no acompaña (por ejemplo, no poner en el audio buena microfonía de techo), el remoto siempre estará en desventaja. Y eso se corresponde con la realidad del mercado: en sitios con mala acústica, la línea entre un sistema ‘correcto' y uno realmente utilizable se juega en la parte de microfonía, DSP y control de ruido, no en la resolución de cámara.

La parte incómoda: costumbres y “doble reunión”

Pero la tecnología por sí sola no previene la ‘doble reunión': conversaciones paralelas en la sala, decisiones fuera de micro y un remoto que solo ‘asiste'. Tal como nos lo indica Tamajón: "Comenzamos a susurrar entre nosotros"... y el resultado común es que, al final de la reunión, el remoto piensa "no he participado".

"Falta cultura", resume, señalando que la igualdad necesita también normas de juego: moderación, por turnos, decisiones visibles, disciplina para que la sala no se transforme en un 'club privado'.

Y no es una pregunta que solo se haga en Ricoh. Microsoft, por ejemplo, ha promovido diseños de interfaz para mejorar la experiencia híbrida en salas (como Front Row en Teams Rooms), y Zoom ha apostado por Smart Gallery para separar a los asistentes en sala en cuadros individuales y evitar que la sala se vea como una ‘ventana' única. Estas soluciones pueden disminuir la fricción, pero no hacen desaparecer los problemas de audio, acústica o patrones de reunión.

El desafío ‘sala a sala' y la promesa de la verdadera igualdad

José Tamajón también se centra en el contexto ‘sala a sala' (múltiples grupos presenciales interconectados), donde la desigualdad en la participación aún es común. Su propósito es que la forma de conexión no sea un factor de influencia:

“que tu peso en la reunión sea el mismo; entonces ese es nuestro camino”.

Ricoh Spaces: gestión del espacio de trabajo más allá de la sala

En paralelo a la tecnología de salas, Ricoh está posicionando Ricoh Spaces como una capa de gestión del workplace para la oficina híbrida: reserva de puestos y salas, gestión de visitantes y servicios, y analítica de uso del espacio. El beneficio desde el punto de vista IT es la trazabilidad operativa (¿qué se usa, cuándo y por quién?) y la capacidad de homogeneizar políticas de espacio, pero el valor está en la adopción interna y en cómo se integra con las herramientas corporativas existentes.

Un hito corporativo en pleno giro hacia el puesto de trabajo

La entrevista coincide con el 90 aniversario de Ricoh. En la charla también se menciona que la empresa lleva 40 años en España y que esto encaja con el reposicionamiento de marca hacia servicios y tecnología del puesto de trabajo más allá de su negocio histórico de impresión.

A corto plazo, la “democratización” se decide en acciones muy específicas: invertir en audio y en captación, diseñar la sala, establecer normas de moderación. La ambición es seductora; la ejecución, en cambio, a menudo queda en manos de nimiedades (acústica, sonorización, diseño, gobernanza de reuniones) en las que el mercado aún tiene mucho que avanzar.

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